Detta är en översättning. Vid skillnader gäller den engelska versionen. Denna policy förklarar hur personuppgifter behandlas i Avtalor och utgör samtidigt personuppgiftsbiträdesavtalet mellan Avtalor AS som personuppgiftsbiträde och Företaget som personuppgiftsansvarig.
Företaget är personuppgiftsansvarigt för uppgifter om sina egna anställda och bestämmer syftet med behandlingen. Avtalor AS är personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifter endast enligt Företagets instruktioner och för att leverera Tjänsten.
För uppgifter om Avtalors egna kontaktpersoner hos kunder och leverantörer, och för marknadsföring av Tjänsten, är Avtalor självt personuppgiftsansvarigt.
Personuppgiftsansvarig hos Avtalor: Avtalor AS, org.nr 916 048 092, Oslo. Kontakt i integritetsfrågor: support@avtalor.com
Kontouppgifter: namn, e-postadress i arbetet, telefonnummer, befattning, profilbild och rolltillhörighet. Rättslig grund: nödvändigt för att fullgöra avtalet, artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen (GDPR), och den personuppgiftsansvariges berättigade intresse av att administrera anställdas åtkomst, artikel 6.1 f.
Användningsdata: vilka avtalskort som öppnas och används, tidpunkt, kategori, enhetstyp och en pseudonymiserad användaridentifierare. Rättslig grund: berättigat intresse av att driva, skydda och förbättra Tjänsten, artikel 6.1 f.
Innehåll i dokument som laddas upp för maskinläsning, inklusive avtalstext och kontaktuppgifter som förekommer i dokumentet. Rättslig grund: fullgörande av avtalet, artikel 6.1 b.
Rapporterade problem med ett avtal, inklusive fritext skriven av den anställde. Rättslig grund: berättigat intresse av att rätta fel, artikel 6.1 f. Identiteten är synlig för Företagets administratör, men inte för Leverantören.
Samtycken och val för aviseringar. Rättslig grund: samtycke, artikel 6.1 a, och skyldigheten att kunna visa samtycke, artikel 7.1.
Vi lagrar aldrig lösenord. Inloggning sker med en engångslänk.
Som standard får en Leverantör endast aggregerade siffror och pseudonymiserade identifierare, utan namn eller e-postadresser.
Namn och kontaktuppgifter delas med en Leverantör endast när två villkor är uppfyllda samtidigt: Företaget har aktiverat delning, och den anställde har lämnat ett separat, uttryckligt samtycke.
Samtycket är frivilligt, kan begränsas per leverantör och kan när som helst återkallas i Tjänsten under Inställningar. Återkallelsen påverkar inte lagligheten i behandling som utförts före återkallelsen.
Om Företaget väljer att dela kontaktuppgifter utan den anställdes samtycke måste Företaget självt ha en självständig rättslig grund och bär ansvaret för den.
Maskinläsning används för att föreslå innehåll i avtalskort och för att ge tips och rangordningar till administratörer och leverantörer. Behandlingen innefattar inte automatiserade beslut med rättsliga följder eller på liknande sätt betydande följder för enskilda, jfr artikel 22.
Alla förslag kräver mänsklig granskning före publicering. Uppgifter används inte för att träna allmänna modeller.
Avtalor anlitar underbiträden för drift, databaslagring, e-postutskick, aviseringar, felövervakning och maskinläsning av dokument. Samtliga är bundna av ett personuppgiftsbiträdesavtal med skyldigheter som minst motsvarar dem i denna policy.
Behandlingen sker inom EU/EES där det är möjligt. Vid överföring till tredjeland används Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler tillsammans med kompletterande åtgärder.
En aktuell förteckning över underbiträden finns tillgänglig på begäran via support@avtalor.com. Företaget underrättas minst 30 dagar innan nya underbiträden anlitas och kan invända skriftligen.
Uppgifter överförs krypterat med TLS och lagras krypterat. Åtkomst till produktionsdata är begränsad till namngiven personal med verksamhetsbehov, loggas och kräver tvåfaktorsautentisering.
Åtkomstkontrollen upprätthålls i databasen, så att en användare tekniskt sett bara kan läsa uppgifter som användaren har rätt till. Åtgärder som Avtalors personal utför för en kunds räkning loggas.
Vid en personuppgiftsincident underrättas Företaget utan onödigt dröjsmål och senast 48 timmar efter att incidenten upptäcktes, med tillgänglig information om omfattning, konsekvenser och vidtagna åtgärder.
Användningsdata sparas i 24 månader och aggregeras därefter utan möjlighet att hänföras till enskilda personer.
Kontouppgifter raderas inom 30 dagar efter att portalen stängs eller åtkomsten upphör. Uppgifter i räkenskapsinformation bevaras i fem år efter räkenskapsårets slut, enligt bokføringsloven (den norska bokföringslagen).
Uppladdade dokument raderas när avtalskortet har publicerats, och senast efter 12 månader.
På Företagets instruktion raderar eller återlämnar Avtalor personuppgifter när avtalet upphör.
Anställda har rätt till tillgång, rättelse, radering, begränsning av behandling och dataportabilitet, samt rätt att invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse.
Förfrågningar riktas till Företaget som personuppgiftsansvarig. Avtalor bistår Företaget med att tillmötesgå begäran inom rimlig tid, normalt inom 14 dagar.
Den registrerade kan lämna in klagomål till Datatilsynet (den norska dataskyddsmyndigheten), Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo.
Nödvändiga kakor används för inloggning, session och säkerhet. De kan inte stängas av utan att Tjänsten slutar fungera.
Statistik och marknadsföring kräver samtycke och kan stängas av i Tjänsten under Cookieinställningar. Marknadsföringskakor används endast på avtalor.com, aldrig i företagsportalerna.