Dit is een vertaling. Bij verschillen geldt de Engelse versie. Deze verklaring legt uit hoe persoonsgegevens in Avtalor worden verwerkt, en vormt tevens de verwerkersovereenkomst tussen Avtalor AS als verwerker en het Bedrijf als verwerkingsverantwoordelijke.
Het Bedrijf is de verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens over zijn eigen medewerkers en bepaalt het doel van de verwerking. Avtalor AS is de verwerker en verwerkt gegevens uitsluitend op instructie van het Bedrijf en om de Dienst te leveren.
Voor gegevens over de eigen contactpersonen van Avtalor bij klanten en leveranciers, en voor de marketing van de Dienst, is Avtalor zelf de verwerkingsverantwoordelijke.
Verwerkingsverantwoordelijke bij Avtalor: Avtalor AS, org.nr. 916 048 092, Oslo. Contact voor privacyvragen: support@avtalor.com
Accountgegevens: naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, functie, profielfoto en rol. Rechtsgrond: noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst, artikel 6, lid 1, onder b, AVG, en het gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke bij het beheren van de toegang van medewerkers, artikel 6, lid 1, onder f.
Gebruiksgegevens: welke afspraakkaarten worden geopend en gebruikt, tijdstip, categorie, type apparaat en een gepseudonimiseerde gebruikersidentificatie. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang bij het exploiteren, beveiligen en verbeteren van de Dienst, artikel 6, lid 1, onder f.
Inhoud van documenten die voor machinaal lezen worden geüpload, met inbegrip van de afspraaktekst en contactgegevens die in het document voorkomen. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst, artikel 6, lid 1, onder b.
Gemelde problemen met een afspraak, met inbegrip van vrije tekst die de medewerker heeft geschreven. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang bij het corrigeren van fouten, artikel 6, lid 1, onder f. De identiteit is zichtbaar voor de beheerder van het Bedrijf, maar niet voor de Leverancier.
Toestemmingen en meldingsvoorkeuren. Rechtsgrond: toestemming, artikel 6, lid 1, onder a, en de plicht om toestemming aan te tonen, artikel 7, lid 1.
We slaan nooit wachtwoorden op. Inloggen gebeurt met een eenmalige link.
Standaard ontvangt een Leverancier alleen geaggregeerde cijfers en gepseudonimiseerde identificatiegegevens, zonder namen of e-mailadressen.
Namen en contactgegevens worden alleen met een Leverancier gedeeld als tegelijkertijd aan twee voorwaarden is voldaan: het Bedrijf heeft delen ingeschakeld, en de medewerker heeft afzonderlijk en uitdrukkelijk toestemming gegeven.
Toestemming is vrijwillig, kan per leverancier worden beperkt en kan op elk moment in de Dienst onder Instellingen worden ingetrokken. Intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
Als het Bedrijf ervoor kiest contactgegevens te delen zonder toestemming van de medewerker, moet het Bedrijf zelf over een zelfstandige rechtsgrond beschikken en draagt het daarvoor de verantwoordelijkheid.
Machinaal lezen wordt gebruikt om inhoud in afspraakkaarten voor te stellen en om beheerders en leveranciers tips en rangschikkingen te geven. De verwerking omvat geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen voor personen, zie artikel 22 AVG.
Alle suggesties vereisen menselijke controle vóór publicatie. Gegevens worden niet gebruikt om algemene modellen te trainen.
Avtalor maakt gebruik van subverwerkers voor hosting, databaseopslag, verzending van e-mail, meldingen, foutbewaking en het machinaal lezen van documenten. Zij zijn allen gebonden aan een verwerkersovereenkomst met verplichtingen die ten minste gelijkwaardig zijn aan die in deze verklaring.
De verwerking vindt waar mogelijk plaats binnen de EU/EER. Bij doorgiften naar derde landen worden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie gebruikt, met aanvullende maatregelen.
Een actuele lijst van subverwerkers is op verzoek verkrijgbaar via support@avtalor.com. Het Bedrijf wordt ten minste 30 dagen voordat nieuwe subverwerkers worden ingeschakeld op de hoogte gesteld en kan daartegen schriftelijk bezwaar maken.
Gegevens worden versleuteld verzonden met TLS en versleuteld opgeslagen. Toegang tot productiegegevens is beperkt tot met naam aangewezen medewerkers met een zakelijke noodzaak, wordt gelogd en vereist tweefactorauthenticatie.
Toegangscontrole wordt in de database afgedwongen, zodat een gebruiker technisch alleen gegevens kan lezen waartoe hij gerechtigd is. Handelingen die medewerkers van Avtalor namens een klant verrichten, worden gelogd.
Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens wordt het Bedrijf zonder onnodige vertraging en uiterlijk 48 uur na ontdekking van de inbreuk op de hoogte gesteld, met de beschikbare informatie over de omvang, de gevolgen en de genomen maatregelen.
Gebruiksgegevens worden 24 maanden bewaard en daarna geaggregeerd, zonder dat ze nog tot individuele personen te herleiden zijn.
Accountgegevens worden binnen 30 dagen verwijderd nadat het portaal is gesloten of de toegang is vervallen. Gegevens in de boekhouding worden bewaard tot vijf jaar na afloop van het boekjaar, zoals vereist door de bokføringsloven (de Noorse boekhoudwet).
Geüploade documenten worden verwijderd zodra de afspraakkaart is gepubliceerd, en uiterlijk na 12 maanden.
Op instructie van het Bedrijf verwijdert Avtalor persoonsgegevens of geeft deze terug bij beëindiging van de overeenkomst.
Medewerkers hebben recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking en gegevensoverdraagbaarheid, en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
Verzoeken worden gericht aan het Bedrijf als verwerkingsverantwoordelijke. Avtalor staat het Bedrijf bij om het verzoek binnen een redelijke termijn af te handelen, normaal gesproken binnen 14 dagen.
Een betrokkene kan een klacht indienen bij Datatilsynet (de Noorse toezichthouder voor gegevensbescherming), Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo.
Noodzakelijke cookies worden gebruikt voor inloggen, sessies en beveiliging. Deze kunnen niet worden uitgeschakeld zonder dat de Dienst ophoudt te werken.
Statistiek- en marketingcookies vereisen toestemming en kunnen in de Dienst worden uitgeschakeld onder Cookievoorkeuren. Marketingcookies worden alleen op avtalor.com gebruikt, nooit in bedrijfsportalen.