Questa è una traduzione. In caso di differenze prevale la versione inglese. La presente informativa spiega come vengono trattati i dati personali in Avtalor, e costituisce anche l'accordo sul trattamento dei dati tra Avtalor AS, in qualità di responsabile del trattamento, e l'Azienda, in qualità di titolare del trattamento.
L'Azienda è titolare del trattamento per i dati dei propri dipendenti e determina la finalità del trattamento. Avtalor AS è responsabile del trattamento e tratta i dati esclusivamente su istruzione dell'Azienda e per fornire il Servizio.
Per i dati relativi ai contatti di Avtalor presso clienti e fornitori, e per il marketing del Servizio, Avtalor è essa stessa titolare del trattamento.
Titolare del trattamento presso Avtalor: Avtalor AS, n. di registrazione 916 048 092, Oslo. Contatto per la privacy: support@avtalor.com
Dati dell'account: nome, e-mail di lavoro, numero di telefono, qualifica, foto del profilo e appartenenza a un ruolo. Base giuridica: necessità di eseguire il contratto, articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR, e legittimo interesse del titolare del trattamento a gestire gli accessi dei dipendenti, articolo 6, paragrafo 1, lettera f).
Dati di utilizzo: quali schede accordo vengono aperte e utilizzate, orario, categoria, tipo di dispositivo e un identificativo utente pseudonimizzato. Base giuridica: legittimo interesse a gestire, proteggere e migliorare il Servizio, articolo 6, paragrafo 1, lettera f).
Contenuto dei documenti caricati per la lettura automatica, compresi il testo degli accordi e i dati di contatto presenti nel documento. Base giuridica: esecuzione del contratto, articolo 6, paragrafo 1, lettera b).
Problemi segnalati relativi a un accordo, compreso il testo libero scritto dal dipendente. Base giuridica: legittimo interesse a correggere gli errori, articolo 6, paragrafo 1, lettera f). L'identità è visibile all'amministratore dell'Azienda, ma non al Fornitore.
Consensi e preferenze di notifica. Base giuridica: consenso, articolo 6, paragrafo 1, lettera a), e obbligo di documentare il consenso, articolo 7, paragrafo 1.
Non memorizziamo mai password. L'accesso avviene tramite un link monouso.
Per impostazione predefinita, un Fornitore riceve solo dati aggregati e identificativi pseudonimizzati, senza nomi né e-mail.
Nomi e dati di contatto sono condivisi con un Fornitore solo quando sono soddisfatte contemporaneamente due condizioni: l'Azienda ha abilitato la condivisione, e il dipendente ha dato un consenso specifico ed esplicito.
Il consenso è facoltativo, può essere limitato per singolo fornitore e può essere revocato in qualsiasi momento nel Servizio, in Impostazioni. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Se l'Azienda sceglie di condividere i dati di contatto senza il consenso del dipendente, deve disporre essa stessa di un'autonoma base giuridica e ne assume la responsabilità.
La lettura automatica viene utilizzata per suggerire contenuti nelle schede accordo e per fornire consigli e classifiche ad amministratori e fornitori. Il trattamento non comporta decisioni automatizzate che producano effetti giuridici o effetti analogamente significativi sulle persone, ai sensi dell'articolo 22.
Tutti i suggerimenti richiedono una verifica umana prima della pubblicazione. I dati non vengono usati per addestrare modelli di uso generale.
Avtalor si avvale di sub-responsabili per hosting, archiviazione del database, invio di e-mail, notifiche, monitoraggio degli errori e lettura automatica dei documenti. Tutti sono vincolati da un accordo sul trattamento dei dati con obblighi almeno equivalenti a quelli della presente informativa.
Il trattamento avviene all'interno dell'UE/SEE ove possibile. Per i trasferimenti verso paesi terzi si utilizzano le clausole contrattuali tipo della Commissione europea, con misure supplementari.
Un elenco aggiornato dei sub-responsabili è disponibile su richiesta a support@avtalor.com. L'Azienda viene informata almeno 30 giorni prima che vengano coinvolti nuovi sub-responsabili e può opporsi per iscritto.
I dati sono trasmessi in forma cifrata tramite TLS e archiviati in forma cifrata. L'accesso ai dati di produzione è limitato a personale nominativamente individuato con un'esigenza di servizio, viene registrato e richiede l'autenticazione a due fattori.
Il controllo degli accessi è applicato nel database, in modo che un utente possa tecnicamente leggere solo i dati a cui ha diritto. Le azioni svolte dal personale di Avtalor per conto di un cliente vengono registrate.
In caso di violazione dei dati personali, l'Azienda viene informata senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore dalla scoperta della violazione, con le informazioni disponibili su portata, conseguenze e misure adottate.
I dati di utilizzo sono conservati per 24 mesi e poi aggregati senza possibilità di ricondurli a singole persone.
I dati dell'account vengono cancellati entro 30 giorni dalla chiusura del portale o dal venir meno dell'accesso. I dati contenuti nelle scritture contabili sono conservati per cinque anni dalla chiusura dell'esercizio, come richiesto dalla bokføringsloven (legge norvegese sulla contabilità).
I documenti caricati vengono cancellati una volta pubblicata la scheda accordo, e comunque al più tardi dopo 12 mesi.
Su istruzione dell'Azienda, Avtalor cancella o restituisce i dati personali alla cessazione dell'accordo.
I dipendenti hanno diritto di accesso, di rettifica, di cancellazione, di limitazione del trattamento, alla portabilità dei dati e di opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse.
Le richieste vanno rivolte all'Azienda in qualità di titolare del trattamento. Avtalor assiste l'Azienda nel dare seguito alla richiesta entro un termine ragionevole, di norma entro 14 giorni.
Un interessato può proporre reclamo al Datatilsynet (l'autorità norvegese per la protezione dei dati), Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo.
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