Tämä on käännös. Eroavuuksien ilmetessä sovelletaan englanninkielistä versiota. Tässä selosteessa kerrotaan, miten henkilötietoja käsitellään Avtalorissa. Seloste muodostaa samalla tietojenkäsittelysopimuksen henkilötietojen käsittelijänä toimivan Avtalor AS:n ja rekisterinpitäjänä toimivan Yrityksen välillä.
Yritys on rekisterinpitäjä omia työntekijöitään koskevien tietojen osalta ja määrittää käsittelyn tarkoituksen. Avtalor AS on henkilötietojen käsittelijä ja käsittelee tietoja ainoastaan Yrityksen ohjeiden mukaisesti ja Palvelun toimittamiseksi.
Avtalor on itse rekisterinpitäjä niiden tietojen osalta, jotka koskevat Avtalorin omia yhteyshenkilöitä asiakas- ja toimittajayrityksissä, sekä Palvelun markkinoinnin osalta.
Avtalorin rekisterinpitäjätiedot: Avtalor AS, yritystunnus (org.nr.) 916 048 092, Oslo. Tietosuoja-asioiden yhteystieto: support@avtalor.com
Tilitiedot: nimi, työsähköposti, puhelinnumero, tehtävänimike, profiilikuva ja rooli. Oikeusperuste: käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6 artiklan 1 kohdan b alakohta, sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu hallinnoida työntekijöiden käyttöoikeuksia, 6 artiklan 1 kohdan f alakohta.
Käyttötiedot: mitä sopimuskortteja avataan ja käytetään, ajankohta, kategoria, laitetyyppi ja pseudonymisoitu käyttäjätunniste. Oikeusperuste: oikeutettu etu Palvelun ylläpitämiseen, suojaamiseen ja kehittämiseen, 6 artiklan 1 kohdan f alakohta.
Konelukemista varten ladattujen asiakirjojen sisältö, mukaan lukien sopimusteksti ja asiakirjassa esiintyvät yhteystiedot. Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano, 6 artiklan 1 kohdan b alakohta.
Sopimuksesta ilmoitetut ongelmat, mukaan lukien työntekijän kirjoittama vapaamuotoinen teksti. Oikeusperuste: oikeutettu etu virheiden korjaamiseen, 6 artiklan 1 kohdan f alakohta. Henkilöllisyys näkyy Yrityksen ylläpitäjälle, mutta ei Toimittajalle.
Suostumukset ja ilmoitusasetukset. Oikeusperuste: suostumus, 6 artiklan 1 kohdan a alakohta, sekä velvollisuus osoittaa suostumus, 7 artiklan 1 kohta.
Emme koskaan tallenna salasanoja. Kirjautuminen tapahtuu kertakäyttöisellä linkillä.
Oletusarvoisesti Toimittaja saa vain koostettuja lukuja ja pseudonymisoituja tunnisteita ilman nimiä tai sähköpostiosoitteita.
Nimiä ja yhteystietoja jaetaan Toimittajalle vain, kun kaksi ehtoa täyttyy samanaikaisesti: Yritys on ottanut jakamisen käyttöön, ja työntekijä on antanut siihen erillisen, nimenomaisen suostumuksen.
Suostumus on vapaaehtoinen, sen voi rajata toimittajakohtaisesti, ja sen voi peruuttaa milloin tahansa Palvelussa kohdassa Asetukset. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Jos Yritys päättää jakaa yhteystietoja ilman työntekijän suostumusta, Yrityksellä on itsellään oltava siihen itsenäinen oikeusperuste, ja se vastaa siitä.
Konelukemista käytetään sopimuskorttien sisällön ehdottamiseen sekä vinkkien ja järjestysten tarjoamiseen ylläpitäjille ja toimittajille. Käsittelyyn ei sisälly automaattisia päätöksiä, joilla on yksilöihin kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia, vrt. 22 artikla.
Ihmisen on tarkistettava kaikki ehdotukset ennen julkaisemista. Tietoja ei käytetä yleiskäyttöisten mallien kouluttamiseen.
Avtalor käyttää alikäsittelijöitä palvelinympäristön ylläpitoon, tietokantojen tallennukseen, sähköpostien lähettämiseen, ilmoituksiin, virheiden valvontaan ja asiakirjojen konelukemiseen. Kaikkia sitoo tietojenkäsittelysopimus, jonka velvoitteet vastaavat vähintään tämän selosteen velvoitteita.
Käsittely tapahtuu EU:n/ETA:n alueella aina kun mahdollista. Siirroissa kolmansiin maihin käytetään Euroopan komission vakiosopimuslausekkeita sekä täydentäviä toimenpiteitä.
Ajantasainen luettelo alikäsittelijöistä on saatavilla pyynnöstä osoitteesta support@avtalor.com. Yritykselle ilmoitetaan vähintään 30 päivää ennen uusien alikäsittelijöiden käyttöönottoa, ja Yritys voi vastustaa niitä kirjallisesti.
Tiedot siirretään TLS-salattuina ja tallennetaan salattuina. Pääsy tuotantotietoihin on rajattu nimetylle henkilöstölle, jolla on siihen työtehtävien vuoksi tarve. Pääsy kirjataan lokiin, ja se edellyttää kaksivaiheista tunnistautumista.
Pääsynhallinta toteutetaan tietokannassa, joten käyttäjä voi teknisesti lukea vain niitä tietoja, joihin hänellä on oikeus. Avtalorin henkilöstön asiakkaan puolesta suorittamat toimet kirjataan lokiin.
Henkilötietojen tietoturvaloukkauksen sattuessa Yritykselle ilmoitetaan ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 48 tunnin kuluessa loukkauksen havaitsemisesta. Ilmoituksessa kerrotaan käytettävissä olevat tiedot loukkauksen laajuudesta, seurauksista ja toteutetuista toimenpiteistä.
Käyttötietoja säilytetään 24 kuukautta, minkä jälkeen ne koostetaan niin, ettei niitä voida enää yhdistää yksittäisiin henkilöihin.
Tilitiedot poistetaan 30 päivän kuluessa portaalin sulkemisesta tai käyttöoikeuden päättymisestä. Kirjanpitoaineistoon sisältyviä tietoja säilytetään viisi vuotta tilikauden päättymisestä, kuten bokføringsloven (Norjan kirjanpitolaki) edellyttää.
Ladatut asiakirjat poistetaan, kun sopimuskortti on julkaistu, ja viimeistään 12 kuukauden kuluttua.
Yrityksen ohjeesta Avtalor poistaa tai palauttaa henkilötiedot sopimuksen päättyessä.
Työntekijöillä on oikeus saada pääsy tietoihinsa, oikaista ja poistaa tietoja, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä.
Pyynnöt osoitetaan Yritykselle rekisterinpitäjänä. Avtalor avustaa Yritystä pyynnön täyttämisessä kohtuullisessa ajassa, tavallisesti 14 päivän kuluessa.
Rekisteröity voi tehdä valituksen valvontaviranomaiselle: Datatilsynet (Norjan tietosuojaviranomainen), Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo.
Välttämättömiä evästeitä käytetään kirjautumiseen, istunnon hallintaan ja tietoturvaan. Niitä ei voi poistaa käytöstä ilman, että Palvelu lakkaa toimimasta.
Tilastointi ja markkinointi edellyttävät suostumusta, ja ne voi poistaa käytöstä Palvelussa kohdassa Evästeasetukset. Markkinointievästeitä käytetään vain sivustolla avtalor.com, ei koskaan yritysportaaleissa.